我到日本企業(yè)參加商務會議時，對掛在會議室墻壁上的《會議紀律守則》，總是很感興趣。通過拜讀這些守則，我深切地感到，一份嚴謹?shù)摹稌h紀律守則》，不僅能提高會議效率，而且還能提高會議質量。
為了便于描述，我參考一些日本企業(yè)的《會議紀律守則》，簡要歸納了一份如下的會議紀律作為參考樣本。
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紀律對象 |
會議紀律守則 |
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會議參加人員 |
1.提前入座，一般提前3至5分鐘左右為宜。 |
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2.保持聯(lián)系，遲到或缺席時要提前告知。 |
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3.認真準備，會議資料提前過目。 |
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4.積極發(fā)言，但不搞“一言堂”。 |
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5.言簡意賅，清晰表達自己意見。 |
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會議主持人員 |
1.準備充分，提前確認所需會議用品是否完備。 |
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2.保護環(huán)境，不復印多余的文件資料。 |
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3.控制時間，一般限定1小時以內。 |
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4.限定人數(shù)，會議人數(shù)越少越好。 |
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5.明確議題，不談論議題以外的話題。 |
順便提示一下，很多日本企業(yè)規(guī)定，即使是只有本企業(yè)員工參加的內部會議，只要是借用外部會議室，或者使用客戶企業(yè)的會議室，就一律禁止談論任何重要商業(yè)信息。
這是因為，有一些日本企業(yè)的會議室之間的隔板，是很薄的塑料板，需要時刻注意隔墻有耳，保持警惕。而且，現(xiàn)代化的會議室內，設置著各種音像設備和IT系統(tǒng)，從守秘原則考慮，謹慎選擇安排會議室，已經(jīng)成為遵守會議紀律的重要考慮因素。
會議效率
日本企業(yè)內部的各種會議，基本可以歸納為以下三種類型：
1.決策研討型會議；
2.價值創(chuàng)造型會議；
3.信息共享型會議。
針對各種類型的會議，有一些日本企業(yè)在員工培訓教材中，對“會議效率”專門作了一些總結定義。
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階段 |
會議效率定義 |
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會前 |
會議效率＝會議日程調整時間＋會議資料編寫準備時間＋會議資料提前傳閱時間＋預備會議時間＋交通移動時間 |
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會中 |
會議效率＝會議次數(shù)×每次有效利用時間×參加人數(shù) |
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會后 |
會議效率＝會議紀要編寫時間＋會議議題復議時間＋會議紀要個別事項確認時間＋交通移動時間 |
為了便于描述，參考以上會議效率的定義，結合我個人的理解，簡要總結了一份會議效率評價結果。如下，僅供參考：
ABC企業(yè)某一年度銷售計劃會議的會議效率評價結果
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階段 |
上年度會議小時 |
本年度會議小時 |
增減時間 |
差異原因 |
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會前 |
會議效率＝1＋2＋3＋4＋5＝15 |
會議效率＝1＋2＋3＋4＋6＝16 |
＋1小時 |
本文略 |
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會中 |
會議效率＝1×2×3＝6 |
會議效率＝1×2×3＝6 |
0小時 |
N/A |
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會后 |
會議效率＝1＋2＋3＋5＝11 |
會議效率＝1＋2＋3＋6＝12 |
＋1小時 |
本文略 |
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合計 |
32小時 |
34 |
＋2小時 |
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當然，把會議效率予以歸納定義，可能會被認為非常理論化，或過于抽象。不過，我認為為了提高會議效率，在一定程度上，這樣的相對量化指標還是值得參考研究的。
順便提及一下，為了提高會議效率和節(jié)省出差經(jīng)費，很多日本企業(yè)在數(shù)年前，就已經(jīng)開始大力推廣應用網(wǎng)絡視頻的方式召開會議。據(jù)說，有的日本企業(yè)，投資添置了網(wǎng)絡視頻會議系統(tǒng)后，正式啟用的第一個月所節(jié)省的差旅費用，就相當于網(wǎng)絡視頻會議系統(tǒng)的設置費用。
以網(wǎng)絡視頻的方式召開會議得到推廣應用后，據(jù)說有一些日本企業(yè)的下屬單位間的溝通機會顯著增加。雖然出差的機會減少了，但是工作效率卻得到了很大的提高。
會場鬧鐘
為了嚴格控制會議時間，有一些日本企業(yè)在會議室桌子的一側或者兩側，擺放上鬧鐘。以下圖片是桌子兩側都安裝了鬧鐘的會議室。
會議質量
為了精簡會議內容，一些日本企業(yè)對會議質量，提出了嚴格的要求，并對會議質量進行了如下定義：
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階段 |
會議質量定義 |
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會前 |
會議質量＝會前的充分準備 |
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會中 |
會議質量＝產(chǎn)生共鳴氣氛＋達到會議目的＋按時結束會議 |
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會后 |
會議質量＝與會人員的理解程度＋會議內容的影響深度+會議事項的實施效果 |
不過，關于會議質量，畢竟是比較難以直觀評價的事物。因此，對會議質量的量化指標，是很難歸納定義的。
當然，我非常贊同，可以通過采取以下具體措施，提高企業(yè)的會議質量：
◎1.縮減會議議題。會前審閱議題，提前討論準備，刪減能在會前解決的議題。
◎2.改善會議方式。增加電話會議或者網(wǎng)絡視頻會議，減少以開會為目的的外地出差。
◎3.精簡會議人數(shù)。提前確定會議緊急程度，杜絕無關人員參加會議，等等。
議題管理
為了預防只開會討論，而不解決實質問題的會議現(xiàn)象，有的日本企業(yè)通過編制《議題管理表》的方式，監(jiān)督管理會議效果。我曾經(jīng)觀察到，一些日本企業(yè)規(guī)定《議題管理表》必須作為會議紀要的附件，予以歸納匯總，并在會后，給相關的各部門傳閱。以下列舉一份作為會議紀要附件的《議題管理表》，僅供參考。
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會議時間 |
議題分類 |
議題內容 |
負責部門 |
協(xié)調部門 |
解決期限 |
解決狀態(tài) |
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1 |
20##年8月8日 |
客戶服務會議-客戶投訴問題 |
＊＊產(chǎn)品因為＊＊原因發(fā)生故障。 |
技術管理部 |
客戶服務部 |
20##年9月10日之前 |
目前20##年8月8日尚未解決。 |
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2 |
20##年8月8日 |
客戶服務會議-客戶提議方案 |
開發(fā)設計一種具有＊＊功能的新產(chǎn)品。 |
經(jīng)營企畫部 |
技術管理部，客戶服務部 |
未定。下次會議繼續(xù)討論 |
目前20##年8月8日尚未解決。 |
關于上述《議題管理表》，與其說是為了概括會議需要解決的問題內容，不如說，主要是為了加強督促管理，促使相關問題，能夠及時得以解決。
避免爭吵
一般而言，在日本企業(yè)的內部會議上，很少發(fā)生爭論、爭吵的現(xiàn)象。但是，我親自遇到多次，在內部會議上領導嚴厲批評、斥責下級員工的情景。有時候，我真的難以想象，平日里那么和藹的企業(yè)管理人員，居然能如此嚴厲、粗暴地對待自己的部下。
當然，在日本企業(yè)內部，由于存在著嚴格的上下等級關系，其實很少可以看到下級員工為自己辯解的情形。
關于日本企業(yè)的內部會議討論，我總是感到，討論的氣氛不夠熱烈。換言之，我感覺日本企業(yè)的很多員工，善于傾聽，但是不善于參與討論。可是，如果沒有激烈的會議討論，就難以有建設性的意見出現(xiàn)。如果沒有意見交換和各種聲音的存在，應該是很難摩擦出新的思想火花。
會議評價
有一些日本企業(yè)，非常重視會議的評價結果，要求參會者在會議結束后提交一份《會議評價表》。會議組織者通過匯總參會者的評價結果，不僅可以了解參會者對會議的滿意程度，還可以獲得必要的建議和反饋意見。
據(jù)了解，有一些日本企業(yè)，通過《會議評價表》的方式，考核參會者的出席情況。以下列舉一份內容比較簡略的《會議評價表》，僅供參考：
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No. |
評價項目 |
評價要點 |
滿意程度（圈填選項） |
備注事項（參見注釋1） |
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1 |
會議結果 |
會議時間安排 |
1.很滿意；2.滿意；3.一般； 4.不太滿意；5.不滿意 |
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2 |
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會場燈光亮度 |
1.很滿意；2.滿意；3.一般； 4.不太滿意；5.不滿意 |
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3 |
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會場空調溫度 |
1.很滿意；2.滿意；3.一般； 4.不太滿意；5.不滿意 |
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4 |
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會場音響效果 |
1.很滿意；2.滿意；3.一般； 4.不太滿意；5.不滿意 |
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5 |
會議資料 |
資料內容 |
1.很滿意；2.滿意；3.一般； 4.不太滿意；5.不滿意 |
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6 |
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版面編排 |
1.很滿意；2.滿意；3.一般； 4.不太滿意；5.不滿意 |
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7 |
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資料內的錯別字（若有）： |
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請注明頁碼 |
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8 |
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資料內的其他錯誤（若有）： |
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請注明頁碼 |
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9 |
會議感想 |
您最感興趣的會議內容： |
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10 |
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您沒有理解的會議內容： |
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11 |
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您的其他建議和意見： |
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12 |
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您對會議的綜合評價： |
1.很滿意；2.滿意；3.一般； 4.不太滿意；5.不滿意 |
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*注釋1：關于滿意程度，如果圈填第4和第5選項，請簡略注明您不太滿意或不滿意的理由。
站立開會
有些日本制造業(yè)企業(yè)，把一些包括生產(chǎn)管理在內的經(jīng)營管理會議，盡量組織、安排在車間現(xiàn)場或者倉庫召開。尤其是這種站立會議的現(xiàn)場沒有桌椅板凳，以討論溝通問題為主，注重會議氣氛，不需要特殊關注領導的態(tài)度和座位。
據(jù)一些日本企業(yè)員工介紹，這種站立開會的方式有很多好處。例如，提高會議效率、不打瞌睡，根據(jù)需要在現(xiàn)場直接解決問題。
據(jù)我觀察，這種站立開會的方式也特別適合貫徹落實一些具體、務實的經(jīng)營管理措施。
例如，適合貫徹落實包括但不限于以下這些日本企業(yè)常見的經(jīng)營管理措施：
三現(xiàn)主義：現(xiàn)場、現(xiàn)物、現(xiàn)實；
三即主義：即時、即刻、即做；
三覺主義：視覺、觸覺、聽覺；
三徹主義：徹頭、徹尾、徹底。
